بایگانی دیجیتال چیست و چگونه روش دسترسی کسب‌و‌کارها به اطلاعات را متحول می‌سازد

مدت زمان مطالعه: 20 دقیقه

نیویورک‌تایمز با کمک نرم‌افزار هوش مصنوعی گوگل بیش از 5 میلیون عکس را به‌صورت بایگانی دیجیتال نگهداری می‌کند. عکس‌هایی که قدمت برخی از آنها به بیش از نیم‌قرن می‌رسد و سوابقی ارزشمندی از تاریخ معاصر ما را در خود جای داده‌اند. تایمز تقریباً پنج تا هفت میلیون عکس قدیمی با قدمت 100 سال را در مکانی به نام «سردخانه» که سه‌طبقه زیر سطح خیابان و نزدیک دفاترش در میدان تایمز قرار داشت، بایگانی کرده بود.

آرشیو اسناد تایمز حاوی عکس‌هایی از اواخر قرن نوزدهم بود که بسیاری از آنها ارزش تاریخی زیادی داشته و برخی از آنها در هیچ جای دیگر جهان نگهداری نمی‎شدند. در سال 2015، یک لوله در فضای آرشیو اسناد ترکید و باعث طغیان آب شد و کل مجموعه را در معرض خطر قرار داد. به همین منظور، نیویورک‌تایمز تصمیم گرفت برای محافظت از ارزشمندترین دارایی‌های فیزیکی خود شامل نسخه‌های چاپی، نگاتیو عکس‌ها و آرشیو عکس‌های عکاسان معروف، از نرم‌افزار هوش مصنوعی گوگل برای بایگانی دیجیتالی این اسناد استفاده کند.

در عصر دیجیتالی امروز، کسب‌وکارهای بسیاری در تلاش‌اند تا از ارزشمندترین دارایی‌های فیزیکی خود محافظت کنند. اتفاقاتی ازاین‌دست می‌توانند سؤالات مهمی در خصوص نحوه ذخیره‌سازی ایمن و آسان از این دارایی‌ها ایجاد کنند. در این مقاله، مفهوم آرشیو دیجیتال و اینکه چگونه می‌تواند به کسب‌وکارها کمک نماید تا از با‌ارزش‌ترین دارایی‌های خود محافظت نمایند را بررسی خواهیم کرد.

بایگانی دیجیتال چیست؟

اگر بخواهیم به ‌ساده‌ترین شکل توضیح دهیم که بایگانی دیجیتال چیست، باید بگوییم بایگانی دیجیتال یک راه‌حل عالی برای بایگانی کردن اسناد است. بایگانی دیجیتال که اغلب به‌عنوان اصطلاح معادل بایگانی الکترونیک به کار می‌رود، به ذخیره‌سازی اسناد به‌صورت فایل در هارددیسک‌ها، سرورها یا فضای ابری به‌جای نگهداری آنها به‌صورت کاغذی در زونکن‌ها، پرونده‌ها، فاکتورها و اتاق‌های مخصوص، بایگانی گفته می‌شود. برخلاف آرشیوهای آنالوگ، هم داده‌های بایگانی شده و هم محل ذخیره‌سازی در آرشیوهای دیجیتالی ذاتاً الکترونیکی هستند.

به لطف این شیوه می‌توان در هر ساعتی از شبانه‌روز و در هر نقطه جغرافیایی، تنها از طریق اینترنت به اطلاعات و مدارک موردنیاز دسترسی داشت. ازآنجایی‌که با افزایش حجم اطلاعات و داده‌ها، فضای بیشتری برای آرشیو کردن آنها مورد‌نیاز است، آرشیو دیجیتال به‌عنوان یک راه‌حل فوق‌العاده برای حل این مشکل قدیمی ارائه شده است. کسب‌وکارها می‌توانند از این شیوه استفاده کنند تا جلوی ازدست‌رفتن داده‌ها را بگیرند و مانع گم‌شدن اطلاعات مهم در اثر بروز بلایای طبیعی شوند.

به تعبیری دیگر، بایگانی‌های دیجیتال را می‌توان مخازن الکترونیکی در نظر گرفت که اطلاعات دیجیتالی مانند اسناد، تصاویر، فیلم‌ها و محتواهای صوتی را ذخیره‌سازی و نگهداری می‌کنند. برخلاف بایگانی‌های سنتی که به اقلام ذخیره‌سازی فیزیکی همچون کاغذ، جوهر و فیلم برای نگهداری داده‌ها وابسته هستند، آرشیوهای دیجیتال از نرم‌افزار بایگانی و سخت‌افزار کامپیوتر برای مدیریت و ایجاد مجموعه‌های محتوای دیجیتال بهره می‌برند.

در واقع داشتن آرشیو دیجیتال، نگهداری و ذخیره اطلاعات را به‌صورت موقت یا دائم تضمین می‌کند تا بتوان در صورت لزوم، بدون هدررفت زمان و انرژی به آنها دسترسی داشت. هدف از ایجاد یک آرشیو دیجیتالی، تضمین حفظ طولانی‌مدت اطلاعات، سوابق ارزشمند و قابل‌دسترس ساختن آنها برای نسل‌های آینده است، هرچند که این آرشیوها راهی ایده‌آل برای حفظ اطلاعات جدید و مهم نیز تلقی می‌شوند.

تفاوت بایگانی دیجیتال و بایگانی الکترونیکی در چیست؟

اغلب افراد تفاوت بایگانی دیجیتال و بایگانی الکترونیکی را با یکدیگر نمی‌دانند و تصور می‌کنند این دو اصطلاح با هم یکی هستند. هرچند همپوشانی‌های زیادی در نحوه استفاده از این اصطلاحات وجود دارد، اما باید گفت این دو اصطلاح تفاوت‌های مشخصی نیز با یکدیگر دارند. آرشیو دیجیتال به ذخیره اسناد در یک حامل داده دیجیتالی قابل خواندن توسط رایانه، از جمله اسناد مبتنی بر کاغذ ‎ و اسنادی که از قبل به‌‎صورت دیجیتالی وجود دارند، مانند ایمیل‌ها، فایل‎های صوتی و تصویری دیجیتال، کتاب‌های الکترونیکی و PDF و آثار هنری دیجیتال اشاره دارد. از سوی دیگر، بایگانی الکترونیکی فقط برای استفاده در سیستم‌های کامپیوتری است و نشان‌دادن اسناد واقعی طراحی نشده. سوابق الکترونیکی شامل رسیدهای خرید دیجیتال، ترازنامه‌های الکترونیکی، پایگاه‎های داده، صفحات گسترده، نرم‌افزارهای کاربردی، وبلاگ‎‌ها و صفحات وب می‌شود، درحالی‌که سیستم بایگانی دیجیتال از قالبی دیجیتالی منشأ می‌گیرد، صرف‌‎نظر از اینکه در اصل از قالبی کاغذی یا دیجیتالی ایجاد گردیده باشد.

می‌توان این‌گونه گفت که هرچند اصطلاحات «دیجیتال» و «الکترونیک» اغلب به‌جای یکدیگر استفاده می‌شوند، اما در هنگام طراحی استراتژی مدیریت سوابق، مفاهیم متفاوتی دارند. اسناد بایگانی‌شده به‌صورت دیجیتال از جمله اسناد اسکن شده، فایل‌های صوتی و تصویری دیجیتال، کتاب‌های الکترونیکی و پی‌دی‌اف‌ها را می‌توان به‌راحتی به‌‎صورت الکترونیکی منتقل و اصلاح کرد؛ درعین‌حال امکان چاپ این اسناد نیز وجود دارد که باعث می‌شود برای گردش‌های کاری داخلی و ارتباطات خارجی همه‌کاره شوند.

درک تفاوت بایگانی دیجیتال و بایگانی الکترونیکی می‌تواند به کسب‎و‎کارها کمک کند تا استراتژی‌های مدیریت سوابق مؤثرتری برای خود طراحی نمایند. در ادامه تفاوت‌های این دو مفهوم را به‌صورت موردی بررسی می‌کنیم:

1.  منشأ ایجاد سوابق: سوابق دیجیتال کپی اسناد فیزیکی یا اسناد دیجیتالی هستند. سوابق الکترونیکی فقط در سیستم‌های کامپیوتری وجود دارند.
2. نحوه دسترسی: سوابق دیجیتال به‌راحتی از هر دستگاهی قابل‌دسترسی، مشاهده و اشتراک‌گذاری هستند. سوابق الکترونیکی برای دسترسی به نرم‎افزار یا سیستم‌های خاصی نیاز دارند و خارج از این سیستم‌‎ها قابل‌حمل نیستند.
3. قابلیت استفاده: رکوردهای دیجیتال اغلب ثابت هستند و برای مشاهده یا اشتراک‎گذاری استفاده می‌شوند. رکوردهای الکترونیکی پویا هستند و می‎توان با آنها تعامل، پردازش، تجزیه‌‎وتحلیل یا دست‎کاری کرد.
4. استفاده در فرایندهای تجاری: سوابق دیجیتال عمدتاً برای نگهداری سوابق و ارتباطات استفاده می‎شوند و اغلب محصول نهایی فرایندهای تجاری هستند. سوابق الکترونیکی برای فرایندهای خودکار و داده‌محور ضروری هستند و در سیستم‌‎هایی مانند CRM و ERP ادغام می‌شوند.

آشنایی با مزایا اسکن و بایگانی دیجیتالی اسناد

مزایا اسکن و بایگانی دیجیتالی اسناد نسبت به سیستم‌های ذخیره‌سازی سنتی مبتنی بر کاغذ بسیار بیشتر است که در ادامه به 5 مورد از مهم‌ترین این مزیت‌ها اشاره خواهیم کرد:

• افزایش کارایی و بهره‌وری

اسکن اسناد و دیجیتالی کردن آنها یک انتخاب محبوب برای بسیاری از سازمان‌ها است، زیرا باعث افزایش کارایی و بهره‌‎وری می‎شود. بایگانی و دسترسی به اسناد کاغذی می‎تواند کاری دشوار و زمان‎بری باشد، کمااینکه اسناد کاغذی به‌راحتی آسیب‌دیده و گم می‏شوند. اسکن و دیجیتالی کردن اسناد، امکان بایگانی، جستجو و بازیابی سریع و ایمن آنها را فراهم می‎کند و باعث صرفه‌‎جویی در زمان و کاهش نیاز کارمندان به بازدید از واحدهای بایگانی و مناطق ذخیره‌سازی می‌شود. با اسناد دیجیتالی ذخیره شده در پوشه‌‎های امن و در دسترس از طریق یک شبکه امن، کارمندان می‎توانند از روی میز خود به آنها دسترسی داشته باشند و رضایت شغلی و بهره‌وری خود را افزایش دهند. آرشیو دیجیتال همچنین می‎تواند بسیاری از وظایف مرتبط با مدیریت سوابق کاغذی، کاهش هزینه‌های ذخیره‌سازی و افزایش کارایی را خودکار سازد.

• جستجوی سریع و دسترسی بهتر

آرشیو دیجیتال چندین مزیت از جمله جستجوی سریع و دسترسی بهتر به اسناد را ارائه می‌دهد. تکنیک‌های پیشرفته، فهرست‌بندی اسناد را آسان می‌کند و امکان بازیابی آسان را در طول جستجو با استفاده از شماره‌های مرجع، نام مشتریان یا سایر اطلاعات مرتبط فراهم می‌سازد. همچنین می‌توان از فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) برای تبدیل اسناد اسکن شده به متن قابل‌جستجو استفاده کرد. آرشیوهای دیجیتال در هر زمان و هر مکان دسترسی به سوابق را فراهم می‎سازد و برای سازمان‌هایی با کارمندان و مشتریان غیرمتمرکز مفید است. علاوه بر این، مواد دیجیتالی را می‎توان به‌صورت آنلاین در دسترس قرار داد و امکان دسترسی و استفاده آسان‎تر آنها توسط محققان، دانش‌‎آموزان و عموم را فراهم آورد. آرشیو دیجیتال همچنین امکان جستجو و بازیابی کارآمد داده‏ها را فراهم می‌کند، زیرا نسخه‌های دیجیتال را می‎توان فهرست‌‎بندی و جستجوی الکترونیکی کرد. سرانجام، آرشیوهای دیجیتال می‎توانند خدمات مشتریان را با ارائه دسترسی 24 ساعته به اسناد بهبود بخشند. به‌طورکلی، آرشیو دیجیتال مزایای بی‌شماری دارد که یکی مهم‌ترین این مزیت‌ها امکان جستجوی سریع اسناد به کمک این آرشیو‌ها است.

• صرفه‌جویی شگفت‌انگیز در فضای کاری

مدیریت اسناد دیجیتالی از طریق اسکن و بایگانی دیجیتال می‌تواند منجر به صرفه‌جویی شگفت‌انگیز در فضای کاری شود. ذخیره‌سازی اطلاعات مبتنی بر کاغذ به شیوه سنتی به حجم قابل‌توجهی از فضای فیزیکی برای بایگانی نیاز دارد که می‎تواند مشکل بزرگی برای سازمان‌‎ها باشد. با رشد اطلاعات، نیاز به فضای بیشتر افزایش می‌یابد که اغلب منجر به کمبود فضای کاری برای کارکنان می‌شود. این موضوع نه‌تنها بر رضایت کارکنان تأثیر می‎گذارد، بلکه خطرات بالقوه‎ای برای سلامت و ایمنی آنها نیز به همراه دارد. بااین‌حال، با اسکن و دیجیتالی کردن اسناد، سازمان‌ها می‌توانند فضایی را که قبلاً توسط جعبه‌ها و قفسه‌ها اشغال شده بود، آزاد کنند. این فضای تازه آزاد شده را می‌توان برای پروژه‌های دیگر یا فراهم‌کردن فضای کاری ویژه برای کارکنان استفاده کرد که منجر به افزایش مثبت‌اندیشی، رضایت شغلی و بهره‌وری کاری آن‌ها می‌شود.

• سازماندهی بهتر و افزایش ایمنی

اسکن اسناد و مدیریت دیجیتال آنها، سازماندهی بهتر و افزایش ایمنی را برای سازمان‌ها به ارمغان می‌آورد. با مدیریت اسناد دیجیتال، سازمان‌ها می‎توانند کنترل کاملی بر اسناد خود داشته باشند، تغییرات را به‌راحتی پیگیری کنند و دسترسی به کاربران خاص را محدود نمایند. اسناد دیجیتالی را نیز می‎توان به‌راحتی کپی و بر روی هارددیسک‌های مختلف یا به‌صورت آنلاین بدون نگرانی از گم‌شدن نسخه اصلی ذخیره کرد. علاوه بر این، آرشیوهای دیجیتال امنیت بیشتری را برای اطلاعات ارزشمند از طریق رمزگذاری و سایر اقدامات امنیتی فراهم می‌کنند. از طرف دیگر نسخه‌های فیزیکی در برابر سرقت و صدمه فیزیکی آسیب‌پذیرتر هستند. علاوه بر این، سیستم بایگانی دیجیتال امکان حفظ میراث فرهنگی و سوابق تاریخی ارزشمند را در قالبی قابل دسترسی برای نسل‌‎‌های آینده فراهم می‎کنند. برخلاف نسخه‌های فیزیکی، نسخه‌های دیجیتال را می‎توان برای مدت طولانی‌تری بدون خراب‌شدن نگهداری کرد. به‌طورکلی، مدیریت اسناد به‌صورت دیجیتال مزایای متعددی را برای سازمان‌ها ارائه می‎دهد که از جمله آن می‌توان به سازماندهی بهتر، افزایش ایمنی و حفظ اطلاعات ارزشمند اشاره کرد.

• صرفه‌جویی در زمان و هزینه

اسکن و دیجیتالی‌شدن اسناد نه‌‎تنها در زمان صرفه‌‎جویی می‏کند، بلکه باعث صرفه‌جویی در هزینه شرکت‌ها نیز می‎شود. تجهیزات بایگانی سنتی و نگهداری سوابق فیزیکی می‎تواند بسیار گران باشد. بااین‌حال، اسکن و مدیریت دیجیتال اسناد می‎تواند از بسیاری از جهات مقرون‏‌به‌‎‎صرفه گردد. پس از اسکن اسناد اداری، نسخه‌های کاغذی را می‎توان دور انداخت و هزینه‌های بایگانی را به صفر رساند. علاوه بر این، بایگانی دیجیتال می‎تواند از جنبه‌ای دیگر با کاهش نیاز به فضای ذخیره‎سازی و مدیریت سوابق کاغذی و تبدیل نسخه کاغذی به سند دیجیتالی، در هزینه سازمان‎ها صرفه‌‎جویی نماید. بزرگ‌ترین صرفه‌جویی در هزینه ناشی از عدم نیاز به چاپ اسناد است که عموماً هزینه بالایی نیز در بر دارد، به‌خصوص اگر نیاز به چاپ رنگی داشته باشید. بسیاری از روش‎های مورد استفاده برای بایگانی سنتی گران هستند و می‎توانند تأثیر خود را در طول زمان نشان دهند. به‌عنوان‌مثال، اگر هر کارمند فقط یک ساعت از ساعات کاری خود را صرف امور بایگانی سنتی (گرفتن یک سند از بایگانی، جستجو یک سند خاص) کند، تنها با یک ضرب و تقسیم ساده می‌توان دریافت چه میزان هزینه قابل‌توجهی صرف این امر می‌شود، درحالی‌که عموماً به چشم هم نمی‌آید. با اسکن و مدیریت دیجیتال می‎توان تمامی این هزینه‌ها خاموش را حذف کرد و میزان هزینه‌ها را به حداقل کاهش داد. نکته آخر آنکه، دسترسی به بعضی از اسناد برای برخی شرکت‌ها و مراکز بزرگ امری زمان بر (از ۱ تا ۴۸ ساعت) است که این زمان انتظار خود نیز سبب ایجاد هزینه‌های مخفی دیگر می‎شود که با اسکن و مدیریت دیجیتالی اسناد از این هزینه‌ها نیز خبری نخواهد بود.

انواع روش‌های بایگانی الکترونیکی اسناد

روش‌های بایگانی الکترونیکی اسناد به تکنیک‌ها و سیستم‌های مختلفی اشاره دارد که برای ذخیره، سازماندهی و مدیریت اسناد دیجیتال استفاده می‌شود. این روش‌ها در عصر دیجیتال امروزی برای مشاغل، سازمان‌ها و افراد اهمیت فزاینده‌ای پیدا کرده‌اند. در ادامه چند نوع متداول از روش‌های بایگانی الکترونیکی اسناد آورده شده است:

ساختار فایل و پوشه: این ابتدایی‌ترین روشی است که در آن اسناد در پوشه‌ها و زیرپوشه‌ها در رایانه یا درایو شبکه (فضای ذخیره‌سازی مشترک) سازماندهی می‌شوند. کاربران به‌صورت دستی ساختار دایرکتوری را برای دسته‌بندی و ذخیره اسناد ایجاد و مدیریت می‌کنند.

سیستم‌های مدیریت اسناد (DMS): نرم‌افزار DMS ذخیره‌سازی متمرکز، کنترل نسخه، برچسب‌گذاری ابرداده و کنترل دسترسی برای اسناد را فراهم می‌کند. به‌عنوان‌مثال می‌توان به SharePoint ،DocuWare و M-Files اشاره کرد.

فضای ذخیره ابری: سرویس‌های مبتنی بر ابر مانند Google Drive ،Dropbox و Microsoft OneDrive به کاربران اجازه می‌دهند اسناد را به‌صورت آنلاین ذخیره و سازماندهی کنند. این سرویس‌ها اغلب ویژگی‌های همکاری و دسترسی از چندین دستگاه را ارائه می‎دهند.

سیستم‌های مدیریت محتوا (CMS): پلتفرم‌های CMS مانند وردپرس، جوملا و دروپال در درجه اول برای محتوای وب‌سایت استفاده می‌شوند، اما می‌توانند برای ذخیره‌سازی و مدیریت اسناد نیز سازگار شوند.

مخازن اسناد: مخازن اسناد، سیستم‌های تخصصی طراحی شده برای ذخیره‌سازی و بازیابی ایمن اسناد دیجیتال هستند که اغلب در صنایع تحت نظارت مانند مراقبت‌های بهداشتی یا مالی استفاده می‌شوند.

ضبط و اسکن الکترونیکی اسناد: این روش شامل دیجیتالی کردن اسناد کاغذی از طریق اسکن و سپس سازماندهی آنها به‌صورت الکترونیکی است. از فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) می‌توان برای جستجوی اسناد اسکن شده استفاده کرد.

تصویربرداری سند: سیستم‌های تصویربرداری اسناد، سندهای کاغذی را به فرمت‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند و امکان ذخیره‌سازی، بازیابی و نمایه‌سازی کارآمد را فراهم می‌نمایند.

سیستم‌های مدیریت سوابق (RMS): نرم‌افزار RMS برای مدیریت چرخه عمر سوابق، حصول اطمینان از نگهداری مناسب و انطباق با مقررات طراحی شده است.

ابزارهای همکاری سند: ابزارهایی مانند Microsoft Teams ،Slack و Trello فضاهای کاری مشترکی را فراهم می‌کنند که در آن کاربران می‌توانند اسناد را در زمان واقعی به اشتراک بگذارند و با آنها همکاری کنند.

ذخیره‌سازی اسناد پایگاه داده: برخی از سازمان‌ها از پایگاه‌های داده رابطه‌ای برای ذخیره و مدیریت اسناد استفاده می‌کنند و آنها را برای بازیابی آسان با ابرداده مرتبط می‌کنند.

مدیریت دارایی دیجیتال (DAM): سیستم‌های DAM برای مدیریت و سازماندهی دارایی‌های دیجیتال مانند تصاویر، فیلم‌ها و فایل‌های چندرسانه‌ای تخصصی هستند.

سیستم‌های مدیریت دانش (KMS): پلتفرم‌های KMS ایجاد، ذخیره‌سازی و بازیابی دارایی‌های دانش، از جمله اسناد، در سازمان‌ها را تسهیل می‌کنند.

مدیریت اسناد موبایل: برنامه‌ها و پلتفرم‌های تلفن همراه به کاربران امکان دسترسی و مدیریت اسناد از تلفن‌های هوشمند و تبلت‌ها را می‌دهند و قابلیت‌های تحرک و کار از راه دور را افزایش می‌دهند.

هر یک از این روش‌های بایگانی الکترونیکی اسناد مزایای خاص خود را دارند و بسته به عواملی مانند نوع سازمان، حجم سند، الزامات قانونی و نیازهای همکاری، برای موارد استفاده متفاوتی مناسب هستند.

نگاهی به مراحل و روند بایگانی کردن اسناد به روش دیجیتال

روند دیجیتالی کردن اسناد و ایجاد آرشیو الکترونیکی به این صورت است که ابتدا باید تمامی مدارک و مستندات کاغذی قرار گرفته در آرشیو فیزیکی به‌صورت الکترونیکی درآمده و سپس در آرشیو ویژه مخصوص به خود ذخیره‌سازی و نگهداری شوند. باید در نظر داشت که تجزیه‌و‌تحلیل و طراحی ساختار الکترونیکی اسناد، اولین گام برای ساماندهی الکترونیکی اسناد آرشیوی بوده و طراحی مناسب آن تأثیر به سزایی در اثربخشی، کیفیت بهره‌برداری و دسترسی به این آرشیوها خواهد داشت.

سازماندهی صحیح اسناد الکترونیکی مستلزم استفاده از تکنیک‌های اولیه مدیریت ذخیره‌سازی اسناد، به همراه یک سیستم مدیریت حرفه‌ای اسناد است. مرحله اول سازماندهی اسناد الکترونیکی شامل شناسایی و دسته‌بندی اسناد بر اساس نوع کاغذ، اندازه، نحوه ذخیره‌سازی و کیفیت آنها است. انتخاب تجهیزات مناسب، شناخت کاربران سیستم بایگانی الکترونیکی و تعیین سطوح دسترسی و تعریف فیلدهای جستجو نیز از اجزای کلیدی فرایند ساماندهی اسناد الکترونیکی به شمار می‌رود.

اهمیت الکترونیکی کردن اسناد در چه مواردی است؟

اهمیت الکترونیکی کردن اسناد را نمی‌توان انکار کرد، زیرا آرشیوهای الکترونیک طیف وسیعی از مزایایی را ارائه می‎دهند که روش‎های بایگانی سنتی به‌سادگی نمی‌توانند با آنها مطابقت داشته باشند. یکی دیگر از دلایل اهمیت الکترونیکی کردن اسناد توانایی آنها در حفظ میراث‌فرهنگی است. با حفظ دیجیتالی سوابق تاریخی، عکس‌ها و سایر مصنوعات، می‌توانیم اطمینان حاصل کنیم که آنها برای نسل‌های آینده قابل‌دسترس هستند و خطر آسیب یا ازبین‌رفتن در طول زمان را از بین می‌بریم. آرشیوهای دیجیتال علاوه بر حفظ فرهنگ، امنیت بیشتری را نیز فراهم می‎کنند. نسخه‌های فیزیکی ممکن است از بین بروند یا آسیب ببینند، اما مواد دیجیتال را می‎توان در مکان‎های مختلف ذخیره کرد، به طور منظم پشتیبان‌گیری نمود و از دسترسی غیرمجاز محافظت کرد و خطرات مرتبط با نسخه‌های فیزیکی را در مورد آنها کاهش داد.

سهولت دسترسی و اشتراک‌گذاری یکی دیگر از دلایل اهمیت الکترونیکی کردن اسناد و تهیه بایگانی دیجیتال است. صرف‌نظر از مکان یا زمان، می‎توان به نسخه‌های دیجیتالی راحت‎تر از نسخه‌های فیزیکی دسترسی پیدا کرد و آنها به اشتراک گذاشت و اطلاعات ارزشمندی را در اختیار محققان، دانشجویان و عموم مردم قرار داد. آرشیوهای دیجیتال مقرون‌به‌صرفه هستند، زیرا به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی کمتری نیاز دارند و می‎توان به طور مؤثرتری نسبت به روش‌های آرشیو سنتی به آنها دسترسی پیدا کرد و مدیریت کرد و در نتیجه هزینه‌های کمتری را به همراه دارد.

در نهایت، آرشیوهای دیجیتالی دسترسی به طیف وسیع‎تری از منابع، از جمله منابع اولیه، سوابق تاریخی و سایر مواد را فراهم می‎کنند و با ارائه مجموعه‌ای متنوع از منابع برای تجزیه‌و‎تحلیل و مطالعه، از تحقیق و آموزش حمایت می‌نمایند.

بهترین شیوه تهیه نسخه پشتیبان از اسناد دیجیتال برای کسب‌و‌کارها کدام است؟

تهیه نسخه پشتیبان از اسناد دیجیتال به امری ضروری برای اطمینان از ایمنی و امنیت اطلاعات ارزشمند تبدیل شده است. با استفاده از ترکیبی از استراتژی‌های زیر می‌توانید، به بهترین نحو مانع ازدست‌رفتن داده‌ها و اطلاعات مهم و ارزشمند خود شوید و یک بایگانی دیجیتال ایجاد نمایید.

1. استفاده از هارد اکسترنال: هارد اکسترنال یک گزینه عالی برای پشتیبان‎گیری از اسناد دیجیتالی شما است. شما به‌راحتی می‌توانید فایل‌های خود را بر روی هارد اکسترنال ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشید و یک‌لایه حفاظتی اضافی در برابر ازدست‌رفتن داده‌هایتان ایجاد نمایید.
2. استفاده از درایو فلش: USB درایو فلش USB یک گزینه قابل‌حمل و مناسب برای پشتیبان‌گیری از اسناد دیجیتالی است. استفاده از این شیوه آسان است و می‌توانید آن را در هر کجا که می‌روید با خود حمل نمایید. این ویژگی آن را به گزینه‌ای عالی برای افرادی که نیاز به دسترسی به فایل‌های خود در حال حرکت دارند، تبدیل می‌نماید.
3. استفاده از رسانه‌های نوری: رسانه‌های نوری، مانند CD یا DVD، یک روش سنتی اما قابل‌اعتماد برای پشتیبان‌گیری از اسناد دیجیتال است. رسانه‌های نوری بادوام هستند و می‎توانند برای سال‌ها باقی بمانند و برهمین اساس گزینه‌ای عالی برای ذخیره‌سازی طولانی‌مدت به شمار می‌روند.
4. استفاده از فضای ذخیره‌سازی ابری: فضای ذخیره‌سازی ابری در سال‌های اخیر به طور فزاینده‎ای محبوب شده است و دلیل خوبی نیز دارد. این فضاها یک راه آسان و راحت برای پشتیبان‌گیری از اسناد دیجیتالی فراهم آورده‌اند و به لطف آنها می‎توانید با اتصال به اینترنت از هر کجا، به فایل‎های خود دسترسی داشته باشید.
5. استفاده از سرویس پشتیبان‌گیری آنلاین: سرویس پشتیبان‌گیری آنلاین یک راه مطمئن برای پشتیبان‌گیری از اسناد دیجیتال‌اند. این سرویس‌ها به‌صورت خودکار از فایل‌های شما در یک سرور راه دور پشتیبان‌گیری می‎کنند و یک‌لایه حفاظتی اضافی در برابر ازدست‌دادن داده‌ها برایتان ایجاد می‌نمایند.
6. سرمایه‌گذاری روی یک دستگاه ذخیره‌سازی متصل به شبکه (NAS): اگر دستگاه‌های متعددی دارید، دستگاه NAS یک گزینه عالی برای پشتیبان‌گیری از اسناد دیجیتالی شماست. دستگاه مذکور به شما این امکان را می‌دهد تا فایل‌های خود را از هر نقطه در شبکه خود ذخیره کرده و به آنها دسترسی داشته باشید و یک راه آسان و راحت برای پشتیبان‌گیری از فایل‌ها به شما ارائه می‌دهد.

مشاوره و نحوه پیاده‌سازی بایگانی دیجیتال در مشاغل بزرگ و کوچک به چه صورت است؟

پیاده‌سازی بایگانی دیجیتال در کسب‌و‌کارهای بزرگ و کوچک می‌تواند یک انتخاب دلهره‌آور باشد، اما برای مدیریت مؤثر اطلاعات ضروری است. آرشیو دیجیتال شامل ذخیره‌سازی دیجیتال و مدیریت اسناد مهم شرکت مانند قراردادها، سوابق مالی و سایر اطلاعات حساس است. آرشیو دیجیتال می‌تواند به کسب‌و‌کارها در صرفه‌جویی در زمان و هزینه، بهبود امنیت داده‌ها و افزایش کارایی آنها کمک نماید.

مشاوره یک جزء حیاتی در پیاده‌سازی آرشیو دیجیتال در کسب‌و‌کارهای بزرگ و کوچک است. مشاوره با متخصصان در این زمینه می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک نماید تا مزایای آرشیو دیجیتال را بهتر درک نمایند، مؤثرترین راه‌حل‌های آرشیو دیجیتال را شناسایی کنند و برنامه‌ای برای اجرای آن راه‌حل‌ها ایجاد کنند. مشاوره همچنین می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند تا الزامات قانونی و مقرراتی برای بایگانی دیجیتال، مانند قوانین حفاظت از داده‌ها و مقررات خاص صنعت را درک کنند.

برای پیاده‌سازی آرشیو دیجیتال در مشاغل بزرگ و کوچک، مهم است که با یک ارزیابی جامع از شیوه‌های مدیریت داده‌های فعلی شروع کنید. این ارزیابی باید انواع داده‌هایی را که باید بایگانی شوند، روش‌های ذخیره‌سازی و بازیابی که در حال حاضر استفاده می‌شوند و هرگونه خطر امنیتی احتمالی را مشخص نماید. از این طریق، کسب‌وکارها می‌توانند برنامه‌ای برای انتقال به آرشیو دیجیتال، از جمله انتخاب نرم‌افزار بایگانی دیجیتال و سخت‌افزار مناسب، آموزش کارکنان در مورد رویه‌های جدید و راه‌اندازی سیستمی برای مدیریت و نگهداری مداوم توسعه دهند.

اسکن و دیجیتالی کردن اسناد در محل چه مزایایی در بر دارد؟

اسکن و دیجیتالی کردن اسناد در محل، به مشاغل و افراد این امکان را می‌دهد تا اسناد فیزیکی را بدون نیاز به انتقال آنها به مکانی دیگر به فایل‌های دیجیتالی تبدیل نمایند. این فرایند برای مشاغلی که در آنها حجم زیادی از اسناد نیاز به اسکن و دیجیتالی‌شدن دارند، مفید است. زیرا نیاز به انتقال فیزیکی ندارد و خطر ازدست‌دادن یا آسیب رسیدن به اسناد مهم را کاهش می‌دهند. علاوه بر این، اسکن و دیجیتالی کردن اسناد در محل می‌تواند به‌سرعت و راحتی انجام شود.

 اسکن و دیجیتالی کردن اسناد را می‌توان با استفاده از اسکنرهای قابل‌حمل انجام داد که کوچک بوده و حمل‌و‎نقل آنها آسان است و آنها را برای اسکن در محل ایده‌آل می‌سازد. برای اطمینان از اسکن و دیجیتالی‌شدن دقیق و کارآمد اسناد مهم است که بهترین شیوه‌ها را انتخاب کنید. این شامل استفاده از اسکنرهای باکیفیت بالا است که قادر به تولید فایل‌های دیجیتالی واضح و دقیق هستند. علاوه بر این، ذخیره و سازماندهی صحیح فایل‌های دیجیتال برای اطمینان از دسترسی و مدیریت آسان آنها بسیار مهم است. در نهایت، اجرای پروتکل‌های امنیتی مناسب داده‌ها برای محافظت از اطلاعات حساس و اطمینان از ایمن بودن فایل‌ها در بایگانی دیجیتال حائز اهمیت است.

هنگام انتخاب اسکنر برای اسکن و دیجیتالی کردن اسناد در محل، مهم است که عواملی مانند اندازه، سرعت و کیفیت تصویر را در نظر بگیرید. اسکنر باید کوچک و سبک باشد و حمل‌و‎نقل و استفاده در تنظیمات مختلف را آسان کند. علاوه بر این، باید بتواند اسناد را به‌سرعت اسکن کند و فایل‌های دیجیتالی باکیفیت بالا تولید نماید که خواندن و اشتراک‌گذاری آنها آسان باشد. در نهایت، باید عمر باتری طولانی داشته باشد، تا اطمینان حاصل شود که می‎توان آن را برای مدت‌زمان طولانی بدون نیاز به شارژ مجدد استفاده کرد.

آماده‌سازی اسناد برای آرشیو دیجیتال یک فرایند حیاتی است که شامل چندین مرحله به‌منظور اطمینان از حفظ و دسترسی طولانی‌مدت اسناد است. اولین قدم در تهیه اسناد به‌منظور بایگانی دیجیتال، شناسایی انواع اسنادی است که باید بایگانی شوند و تهیه فهرستی از این اسناد است. این کمک می‎کند تا اطمینان حاصل شود، تمامی اسناد مربوطه ضبط شده و برای استفاده در آینده نگهداری می‌شوند.

هنگامی که فهرست اسناد ایجاد شد، گام بعدی ارزیابی کیفیت اسناد و تعیین اینکه آیا نیاز به بازیابی وجود دارد یا خیر. این شامل، بررسی اسناد برای هرگونه آسیب یا خرابی و انجام اقدامات مناسب برای بازیابی آنها در صورت لزوم است. در برخی موارد، ممکن است نیاز به دیجیتالی کردن اسناد فیزیکی برای اطمینان از ذخیره آنها در یک آرشیو دیجیتال اسناد باشد.

پس از ارزیابی و بازیابی اسناد، مرحله بعدی سازماندهی آنها در یک ساختار منطقی است که دسترسی و بازیابی آنها را آسان می‌کند. این شامل نام‌گذاری فایلی و ایجاد یک ساختار پوشه‌ای مانند است که محتوای اسناد را منعکس می‌سازد. همچنین ایجاد ابرداده برای هر سند، مانند تاریخ، نویسنده، و موضوع مهم است تا جستجو و مکا‏ن‌یابی اسناد خاص در آرشیو دیجیتال آسان‌تر گردد.

• ‎توان بایگانی دیجیتال کرد؟

ازآنجایی‌که کسب‌وکارها، سازمان‌ها و افراد به تولید حجم عظیمی از اطلاعات ادامه می‌دهند، آرشیو دیجیتال راه‌حلی برای ذخیره، نگهداری و دسترسی به داده‌ها در درازمدت فراهم می‌کند. اما سؤال اساسی اینجاست که چه چیزهایی را می‌توان به‌صورت دیجیتالی بایگانی کرد؟

در مرحله اول، آرشیوهای دیجیتال می‌توانند طیف گسترده‌ای از محتواهای دیجیتال، از جمله اسناد، تصاویر، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی و ایمیل‌ها را ذخیره سازند. این دارایی‌های دیجیتال را می‌توان در فرمت‌های مختلف مانندPDF ،JPEG: MP4 ،WAV و غیره ذخیره کرد. توانایی ذخیره انواع مختلف فایل‌ها در یک مکان، آرشیو دیجیتال را به روشی کارآمد و مقرون‌به‌صرفه برای مدیریت اطلاعات تبدیل می‌کند.

ثانیاً بایگانی دیجیتال همچنین می‎تواند برای حفظ مواد تاریخی مانند نسخه‌های خطی، کتاب‎های کمیاب، عکس‌ها و نقشه‌ها استفاده شود. دیجیتالی‌شدن این مواد امکان حفظ و انتشار آنها را به مخاطبان وسیع‎تری فراهم می‎کند. آرشیوهای دیجیتال همچنین می‎توانند دسترسی به این مطالب را برای محققان و عموم مردم فراهم آورند که این اتفاق می‌تواند به پیشرفت دانش آنها کمک نماید.

در نهایت، بایگانی دیجیتال می‌تواند برای نگهداری و محافظت از سوابق حیاتی، مانند سوابق مالی، اسناد قانونی و اسکن مدارک پزشکی استفاده شود. این سوابق برای عملکرد کسب‌وکارها، سازمان‌ها و افراد حیاتی هستند و باید در درازمدت به‌صورت ایمن و قابل‌دسترسی ذخیره شوند. آرشیو دیجیتال روشی امن و مقرون‌به‌صرفه برای ذخیره این سوابق فراهم می‎کند که در صورت نیاز می‌توان به آنها دسترسی داشت.

در نتیجه، آرشیو دیجیتال می‌تواند طیف گسترده‎ای از محتوای دیجیتال، از جمله اسناد، تصاویر، فیلم‌ها، فایل‌های صوتی و ایمیل‌ها را ذخیره سازد. همچنین می‎تواند مطالب تاریخی را حفظ کند و از سوابق حیاتی محافظت نماید.

برون‌سپاری آرشیو اسناد

برون‌سپاری آرشیو اسناد به یک روند محبوب در میان مشاغل و سازمان‌هایی تبدیل شده است که نیاز به مدیریت حجم زیادی از اطلاعات دارند. بایگانی اسناد شامل ذخیره‌سازی، حفظ و بازیابی سیستماتیک سوابق و اسناد است. برون‌سپاری این وظیفه به کسب‌و‌کارها اجازه می‌دهد تا روی عملیات اصلی خود تمرکز کنند و درعین‌حال اطمینان حاصل نمایند که سوابق آنها ایمن و در دسترس است. در ادامه آنچه باید در خصوص برون‌سپاری بایگانی اسناد بدانید، آورده شده است.

اولاً برون‌سپاری بایگانی دیجیتال اسناد می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند تا هزینه‌های مربوط به ذخیره‌سازی، نگهداری و بازیابی سوابق را کاهش دهند. ارائه‌دهندگان برون‌سپاری زیرساخت، فناوری و تخصص لازم را برای ذخیره و مدیریت کارآمد سوابق دارند. آنها همچنین می‌توانند راه‌حل‌های سفارشی‌سازی شده‌ای مانند نمایه‌سازی، اسکن و دیجیتالی کردن سوابق ارائه دهند که نیازهای خاص کسب‌وکارها را برآورده می‌سازد.

ثانیاً، با برون‌سپاری بایگانی اسناد مشاغل می‌توانند اطمینان حاصل نمایند که این فرایند با الزامات قانونی و مقرراتی آنها مطابقت دارد. بسیاری از صنایع دارای مقررات خاصی در مورد ثبت و نگهداری اسناد هستند. ارائه‌دهندگان برون‌سپاری می‎توانند با ذخیره سوابق به شیوه‌ای ایمن و در دسترس، به کسب‌و‌کارها کمک کنند تا از این مقررات پیروی نمایند. این می‌تواند به کسب‌و‌کارها کمک کند تا از مجازات‌های قانونی و سایر عواقب مرتبط با عدم رعایت این مقررات جلوگیری کنند.

در نهایت، با برون‌سپاری بایگانی اسناد کسب‌و‌کارها می‌توانند با آگاهی از اینکه سوابق آنها ایمن و قابل‌دسترس است، آرامش خاطری را در فرایند کاری خود تجربه کنند. ارائه‌دهندگان برون‌سپاری از پیشرفته‌ترین فناوری‌ها و اقدامات امنیتی برای محافظت از سوابق در برابر سرقت، گم‌شدن یا آسیب استفاده می‎کنند. آنها همچنین خدمات پشتیبانی و بازیابی فاجعه را ارائه می‌دهند و اطمینان حاصل می‎کنند که می‎توان سوابق را در صورت وقوع فاجعه بازیابی کرد.

در نتیجه، برون‌سپاری آرشیو اسناد می‌تواند به کسب‌و‌کارها در کاهش هزینه‌ها، اطمینان از انطباق و ایجاد آرامش خاطر برای آنها کمک نماید.

قوانین آرشیو دیجیتال شامل چه مواردی می‌شود؟

قوانین آرشیو دیجیتال به دستورالعمل‌ها و مقرراتی اشاره دارد که بر حفظ، مدیریت و دسترسی به آرشیوهای دیجیتال حاکم است. این قوانین برای اطمینان از اینکه آرشیوهای دیجیتال به‌درستی نگهداری، محافظت و در دسترس کاربران قرار می‎گیرند، ضروری هستند. آرشیوهای دیجیتال در عصر دیجیتال امروزی اهمیت فزاینده‎ای پیدا کرده‌اند، زیرا هر روزه اطلاعات بیشتری به‌صورت دیجیتالی ایجاد و ذخیره‌سازی می‎شوند.

یکی از اهداف اولیه قوانین بایگانی دیجیتال این است که اطمینان حاصل شود که آرشیوهای دیجیتال به‌گونه‌ای حفظ می‎شوند که اصالت و یکپارچگی آنها محفوظ است. این شامل ایجاد پروتکل‌هایی برای ایجاد، ضبط و ذخیره‌سازی محتوای دیجیتال و همچنین دستورالعمل‌هایی برای مدیریت و حفظ آرشیو دیجیتال در طول زمان است. علاوه بر این، قوانین آرشیو دیجیتال ممکن است شامل مقرراتی برای اطمینان از دسترسی به آرشیوهای دیجیتال برای طیف وسیعی از کاربران، از جمله محققان و عموم مردم باشد.

برای رعایت قوانین آرشیو دیجیتال، سازمان‎ها باید بهترین شیوه‌ها را برای مدیریت و حفظ آرشیو دیجیتال اعمال نمایند. این شامل استفاده از سیستم‌های ذخیره‌سازی ایمن و قابل‌اعتماد، اجرای استانداردهای ابرداده مناسب و ایجاد خط‌مشی‌ها و رویه‌های روشن به‌منظور مدیریت آرشیوهای دیجیتال است. علاوه بر این، سازمان‌ها باید اطمینان حاصل کنند که آرشیوهای دیجیتال به‌درستی پشتیبان‌گیری می‌شوند و چندین نسخه در مکان‌های مختلف ذخیره می‌شوند تا در برابر ازبین‌رفتن یا آسیب محافظت گردند.

چک‌لیست ارزیابی سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال چیست و چه کمکی به کسب‌وکارها می‌کند؟

چک‌لیست ارزیابی سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال ابزاری حیاتی برای سازمان‌ها و مشاغلی است که می‌خواهند آرشیو دیجیتال خود را به‌صورت مؤثر مدیریت کنند. این چک‌لیست به سازمان‌ها کمک می‎کند تا ویژگی‌ها و قابلیت‌های سیستم‌های مدیریت بایگانی دیجیتال را ارزیابی کنند، تا اطمینان حاصل نمایند که نیازهای خاص آنها را برآورده می‌سازند یا خیر؟

در مرحله اول، چک‌لیست ارزیابی سیستم مدیریت و بایگانی دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‌کند تا ویژگی‌های اساسی موردنیاز خود را در یک سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال یا سامانه بایگانی دیجیتال شناسایی نمایند. چک‌لیست شامل ویژگی‌هایی مانند امنیت داده‌ها، پشتیبان‌گیری از داده‌ها، بازیابی اطلاعات، نمایه‌سازی و قابلیت‌های جستجو است. با ارزیابی ویژگی‌های سیستم‌های مختلف مدیریت آرشیو دیجیتال در چک‌لیست، سازمان‌ها می‌توانند سیستمی را انتخاب کنند که نیازهای خاص آنها را برآورده می‌سازد.

ثانیاً چک‌لیست ارزیابی سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال، سازمان‌ها را قادر می‌سازد تا قابلیت استفاده و دسترسی به سیستم‌های مدیریت آرشیو دیجیتال را ارزیابی نمایند. چک‌لیست شامل ویژگی‎هایی مانند رابط کاربری، سهولت استفاده و دسترسی برای کاربران دارای معلولیت است. ارزیابی این ویژگی‌ها تضمین می‌کند که سیستم مدیریت آرشیو دیجیتال کاربر‌پسند و در دسترس برای تمامی کاربران است.

در نهایت، چک‌لیست ارزیابی سیستم مدیریت و بایگانی دیجیتال به سازمان‌ها کمک می‎کند تا مقرون‌به‌صرفه بودن سیستم‌های مختلف مدیریت آرشیو دیجیتال را بررسی نمایند. چک‌لیست شامل ویژگی‎هایی مانند هزینه، مقیاس‌پذیری و سفارشی‌سازی است. با ارزیابی این ویژگی‌ها، سازمان‌ها می‌توانند یک سیستم مدیریت آرشیو دیجیتالی را انتخاب کنند که مقرون‌به‌صرفه است و می‌تواند برای رفع نیازهای خاص آنها سفارشی شود.

بایگانی دیجیتال یا بایگانی سنتی، کدام یک بهتر است؟

تا اینجا دریافتیم که آرشیوها برای حفظ اطلاعات و آثاری که بینش‌هایی را در مورد تاریخ، فرهنگ و جامعه ما ارائه می‌دهند، مهم هستند. آرشیوها می‌توانند ماهیت دیجیتال یا سنتی (فیزیکی) داشته باشند و این تفاوت ماهیت این سؤال را در ذهن بسیاری ایجاد می‌نماید که میان بایگانی دیجیتال یا بایگانی سنتی کدام یک انتخاب بهتری است؟ آرشیوهای دیجیتال از رسانه‌های الکترونیکی برای ذخیره و مدیریت اطلاعات استفاده می‎کنند، درحالی‌که آرشیوهای سنتی از رسانه‌های فیزیکی مانند کاغذ، عکس و سایر مصنوعات استفاده می‌نمایند. هر دو نوع این آرشیوها مزایا و معایب خاص خود را دارند.

آرشیوهای دیجیتال این مزیت را دارند که به‌راحتی در هر نقطه از جهان قابل‌دسترس و جستجو هستند و می‌توان به آنها از راه دور دسترسی داشت. این مزیت به‌ویژه در طول همه‌گیری کرونا بیشتر مفید واقع می‌شد. آرشیوهای دیجیتال همچنین امکان کپی‌برداری و پشتیبان‌گیری آسان را فراهم می‌آورند که این امر حفظ و امنیت اطلاعات را در این بایگانی‌ها تضمین می‌نماید. بااین‌حال، آرشیوهای دیجیتال می‌توانند در برابر حملات سایبری و ازدست‌دادن داده‌ها آسیب‌پذیر باشند که این موضوع می‌تواند یکپارچگی و صحت اطلاعات را به خطر بیندازد.

از سوی دیگر بایگانی‌های سنتی ارتباط ملموسی با گذشته فراهم می‌آورند. این آرشیوها به محققان اجازه می‎دهند تا به‌صورت فیزیکی با آثار و اسناد تعامل داشته باشند و تجربه‌ای منحصربه‌فرد و همه‌جانبه به آنها ارائه می‌دهد. بایگانی‌های سنتی معمولاً طول عمر بیشتری نسبت به آرشیوهای دیجیتال دارند، زیرا اسناد کاغذی می‌توانند قرن‌ها دوام بیاورند. بااین‌حال، دسترسی و مدیریت بایگانی‌های سنتی دشوار است، زیرا به فضای ذخیره‌سازی فیزیکی نیاز دارند و می‌توانند در معرض آسیب یا تخریب ناشی از بلایای طبیعی یا سایر حوادث قرار گیرند. بر اساس این توضیحات می‌توانید به‌خوبی دریابید که میان بایگانی دیجیتال یا بایگانی سنتی کدام‎یک انتخاب بهتری برای مجموعه شماست.

چگونه می‌توان امنیت آرشیو اسناد را تضمین کرد؟

امنیت آرشیو اسناد یک جنبه مهم مدیریت اطلاعات است. آرشیو اسناد برای ذخیره اطلاعات ارزشمند مانند قراردادها، اسناد قانونی و سایر اطلاعات حساس که باید از دسترسی غیرمجاز یا سرقت محافظت شوند، مورداستفاده قرار می‌گیرد. امنیت آرشیو اسناد شامل اجرای اقدامات مختلف برای اطمینان از محرمانه بودن، یکپارچگی و دردسترس‌بودن اطلاعات است.

یکی از راه‌های تضمین امنیت آرشیو اسناد، محدودکردن دسترسی به این آرشیوها توسط تعداد محدودی از پرسنل مجاز است. این را می‌توان از طریق دسترسی محافظت شده با رمز عبور، شناسایی بیومتریک یا سایر اقدامات امنیتی به دست آورد. علاوه بر این، بایگانی اسناد باید در یک مکان فیزیکی امن، مانند یک اتاق قفل شده یا گاوصندوق، ذخیره شود تا از سرقت یا آسیب ناشی از بلایای طبیعی جلوگیری شود.

یکی دیگر از جنبه‌های مهم امنیت آرشیو اسناد، پشتیبان‌گیری و بازیابی اطلاعات است. برای اطمینان از اینکه در صورت ازبین‌رفتن یا خراب‌شدن داده‌ها به‌راحتی می‌توان داده‌ها را بازیابی کرد، باید به طور منظم نسخه پشتیبان از اسناد تهیه گردد. داده‌های پشتیبان نیز باید در مکانی امن ذخیره شوند و به طور مکرر مورد آزمایش قرار گیرند تا اطمینان حاصل شود که می‌توان آن‌ها را با موفقیت بازیابی کرد.

آشنایی با نحوه دیجیتالی کردن اسناد و طبقه‌‎بندی داده‌ها با استفاده از هوش مصنوعی

پیش از آنکه با نحوه دیجیتالی کردن اسناد، طبقه‌بندی داده‌ها با استفاده از هوش مصنوعی و سیستم مدیریت اسناد هوشمند آشنا شوید، باید با مفاهیمی همچون OCR ،NLP و یادگیری ماشینی آشنا شده و آن‌ها را درک نمایید.

دیجیتالی کردن اسناد با هوش مصنوعی

بایگانی دیجیتال و دیجیتالی کردن اسناد با استفاده از هوش مصنوعی، شامل استفاده از مدل‌های یادگیری ماشینی برای استخراج متن از اسناد و تصاویر اسکن شده است. این فرایند با استفاده از فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) به‌منظور تبدیل تصاویر اسکن شده به متن قابل خواندن توسط ماشین شروع می‎شود. پس از اتمام فرایند اسکن هوشمند اسناد، متن به‌دست‌آمده با استفاده از تکنیک‌های پردازش زبان طبیعی (NLP) برای شناسایی عبارات کلیدی و موضوعات درون متن تجزیه‌و‎تحلیل می‎شود. پس از استخراج و طبقه‌بندی داده‌ها، می‌توان آن‌ها را سازماندهی کرد و به‌راحتی برای استفاده بعدی جستجو نمود. این فرایند به‌ویژه برای مشاغلی که نیاز به دسترسی سریع به حجم زیادی از داده‌ها از منابع مختلف دارند، مفید است.

طبقه‌بندی داده‌ها با هوش مصنوعی

پس از آشنایی با خدمات دیجیتالی‌سازی اسناد با استفاده از هوش مصنوعی نوبت به طبقه‌بندی داده‌ها با استفاده از هوش مصنوعی می‌رسد که شامل استفاده از مدل‌های یادگیری ماشینی برای دسته‌بندی خودکار داده‌ها در گروه‌ها یا دسته‌های مختلف است. این فرایند می‌تواند در تنظیمات مختلفی مانند سازمان‌دهی اسناد، مرتب‌سازی ایمیل‌ها یا شناسایی گرایش‌ها در بازخورد مشتریان استفاده شود. اولین گام در این فرایند آموزش الگوریتم یادگیری ماشین بر روی مجموعه‌ای از داده‎های برچسب‌گذاری شده است. هنگامی که الگوریتم نحوه طبقه‌بندی داده‌ها را آموخت، می‎توان آن را در مجموعه‌داده‌های جدید برای طبقه‌بندی خودکار داده‌ها اعمال کرد. این فرایند باعث صرفه‌جویی در زمان و کاهش خطر خطای انسانی در طبقه‌بندی داده‌ها می‌شود.

مزایای دیجیتال‌سازی و طبقه‌بندی داده‌ها با هوش مصنوعی

دیجیتالی کردن و طبقه‌بندی داده‎ها با استفاده از هوش مصنوعی مزایای متعددی دارد. این شیوه به کسب‌و‌کارها اجازه می‎دهد تا با سرعت به حجم زیادی از داده‌ها از منابع مختلف دسترسی پیدا کرده و بتوانند در میان آنها جستجو نمایند که در نهایت منجر به افزایش کارایی و بهره‌وری آنها می‏شود. علاوه بر این، بایگانی دیجیتال و خودکار کردن فرایند طبقه‌بندی داده‌ها، خطر خطای انسانی را کاهش می‌دهد و تضمین می‌کند که داده‌ها به طور مداوم به شیوه‌ای استاندارد طبقه‌بندی می‌شوند. در نهایت، استفاده از هوش مصنوعی برای دیجیتالی کردن و طبقه‌بندی داده‌ها به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهد تا بینش‌هایی به دست آورند و الگوهایی را شناسایی نمایند که ممکن است در غیر این صورت ازقلم‌افتاده باشند

بایگانی دیجیتال، یک ضرورت تجاری در عصر فناوری

در عصر انقلاب تکنولوژیک امروزی، اهمیت مدیریت کارآمد اطلاعات را نمی‌توان نادیده گرفت. در این میان، بایگانی دیجیتال که نقشی حیاتی در حفظ و سازماندهی دارایی‌های دیجیتال در بلندمدت ایفا می‌کند، ابزاری قدرتمند برای تسهیل دسترسی به داده‌ها، افزایش امنیت و کاهش هزینه‌ها در اختیار کسب‌و‌کارها قرار داده است. تحولی که به‌واسطه استفاده از این آرشیوها رقم خورده، فراتر از ایجاد سهولت در روند کاری مجموعه‌ها بوده و تغییری اساسی در روشی که کسب‌و‌کارها منابع اطلاعاتی خود را مدیریت می‌کنند، ایجاد کرده است.

با اتخاذ راه‌حل‌های آرشیو دیجیتال، سازمان‌ها آماده هستند تا شیوه دسترسی و استفاده از داده‌های خود را متحول سازند. این سیستم‌ها بازیابی کارآمد، امنیت قوی و مقیاس‌پذیری را ارائه می‌دهند و درعین‌حال یکپارچگی داده‌ها را تضمین می‌نمایند. علاوه بر این، کسب‌وکارها را قادر می‌سازند از مقررات سخت‌گیرانه پیروی کنند و از قدرت فناوری‌های پیشرفته مانند هوش مصنوعی و اینترنت اشیا استفاده نمایند و راه را برای تصمیم‌گیری و نوآوری‌های مبتنی بر اطلاعات هموار سازند. در اصل، بایگانی دیجیتال فقط یک روند گذرا نیست بلکه یک فناوری تحول‌آفرین است که به کسب‌و‌کارها قدرت می‌دهد از پتانسیل کامل داده‌های خود استفاده کنند و در یک چشم‌انداز به‌سرعت در حال تحول رشد نمایند.